smještaj na moru
Ilustracija: Pixabay

GDPR, EU regulativa o zaštiti osobnih podataka, počinje se primjenjivati u cijeloj Uniji 25. svibnja. Iako se najčešće govori o obvezama koja nova regulativna nameće poduzećima, odredbe GDPR-a morat će poštivati i fizičke osobe, uključujući i oko 90 tisuća malih iznajmljivača.

Za male, obiteljske iznajmljivače dobra je vijest da ne podliježu mnogim rigoroznim pravilima nove direktive. Ipak, postoje neka pravila o kojima bi trebali voditi računa, prije svega o načinu na koji su prikupili podatke svojih gostiju te kako pohranjuju te podatke.

Kopiranje osobnih dokumenata samo uz privolu

Vrlo česti iznajmljivači radi lakšeg unosa podataka u sustav eVisitora kopiraju osobne dokumente gostiju, pogotovo ako im za unos tih podataka treba više vremena. I gosti, kako bi što prije riješili formalnosti oko prijave boravka, uglavnom pristaju na takvu praksu. Međutim, izrada preslika osobnih dokumenata poslije 25. svibnja neće biti dozvoljena. To se smatra prekomjernom obradom i prema GDPR-u je zabranjeno, pogotovo ako se ti podaci planiraju pohraniti za daljnju upotrebu.

GDPR: Kazne samo za privatna poduzeća?
Svaki drugi iznajmljivač utajio porez, poreznici kreću u naplatu

Kopiranje osobnih dokumenata je moguće samo ako iznajmljivač od gosta za to dobije izričitu privolu ili ako gost to sam zatraži. Stručnjaci, međutim, savjetuju izbjegavanje takve prakse jer ona iznajmljivačima donosi dodatne obveze, kao što su dokumentiranje privola i uništavanje preslika, što samo povećava mogućnost kršenja odredbi o zaštiti podataka.

mali iznajmljivači
Foto: Pixabay

Za iznajmljivače je važno znati i da prikupljene podatke ne smiju koristiti ni za koju drugu svrhu osim one koju su naveli tijekom pribavljanja privole. Ako su, dakle, podatke prikupili isključivo za prijavljivanje gostiju, onda ih smiju koristiti samo radi prijave, a ne radi naknadnog kontaktiranja gostiju i slanja npr. novih ponuda.

Pomaže li eVisitor

Sustav za prijavu i odjavu dolazaka turista eVisitor ima definirane formulare, a budući da je njihovo popunjavanje zakonska obveza iznajmljivača, smatra se da je usklađena s GDPR-om. Kako bi izbjegli bilo kakve probleme, iznajmljivači bi trebali jasno naznačiti koje podatke će obrađivati u formularu (obvezni su ime i prezime gosta, broj identifikacijske isprave, spol, prebivalište, državu i datum rođenja, državljanstvo i način dolaska).

U eVisitor sustavu postoji polje za unos telefonskog broja i/ili e-mail adrese turista. No, kako unos tih podataka nije obavezan, za obradu takvih podataka iznajmljivači trebaju izričitu privola gosta.

Isto vrijedi i ako gosta žele kontaktirati recimo u marketinške svrhe. Ta mogućnost mora biti jasno naznačena, a gost ju mora zaokružiti ili na neki drugi način označiti (najbolje u potpisanom dokumentu), kako bi njegova privola bila valjana. Ako je iznajmljivač dobio dozvolu npr. samo za kontakt putem e-maila, ne smije gosta zvati na telefon ili slati ponude poštom.

mali iznajmljivači
Foto: Pixabay

Što s podacima “starih” gostiju

Mnogi iznajmljivači godinama grade svoju bazu vjernih gostiju, možda im šalju novogodišnje i rođendanske čestitke, ili ih izvan sezone obavještavaju o novim sadržajima koje pripremaju, ili o posebnim popustima koje imaju za stalne goste, ili pak žele iskoristiti njihove slike s ljetovanja na svojoj web-stranici.

Po novom, i od takvih će gostiju morati zatražiti privolu, potvrdu da od svojih domaćina i dalje žele primati promotivne materijale.

Što ako gost odbije dati svoje podatke

Formalno, ako gost odbije dati svoje osobne podatke, iznajmljivač ima pravo odbiti mu pružiti uslugu. Jasno da to nije u interesu niti jednom malom iznajmljivaču, pa je preporuka da gosta o činjenici da traži osobne podatke obavijesti prije ili tijekom postupka rezervacije, pogotovo ako smještaj oglašava na internetu. Ako se posao sklapa putem Bookinga ili AirBnba, usklađivanje s regulativom provode sami ti servisi.

Međutim, ako iznajmljivač do gostiju dolazi putem vlastite web-stranice, mora ju uskladiti s GDPR-om. Prije svega, web-poslužitelj bi trebao biti smješten na području EU jer se, ako to nije slučaj, primjenjuju propisi za iznošenje podataka izvan EU-a.

Na web-stranici je potrebno jasno navesti koriste li se tzv. kolačići i svakako dopustiti mogućnost da se oni odbiju. Također, potrebno je objaviti i Izjavu o privatnosti koja u slučaju malih iznajmljivača može biti jako jednostavna – potrebno je samo navesti koji se podaci namjeravaju obrađivati i u koju svrhu.